АксионБКГ / Оптимизация договорных процессов в организации

Руководство крупной компании однажды осознало, что процедуры согласования и заключения договоров в ней весьма сложны и крайне затянуты во времени, что вынуждает ее контрагентов в конечном счете искать других партнеров. Чтобы усовершенствовать данные процессы, оно решило пригласить консультантов. В результате процедура согласования договора на оказание консультационных услуг по этой теме длится уже полгода.

Действительно, проблемы с договорными процессами имеются во многих компаниях. Типичными симптомами, в которых могут «узнать себя» многие компании, являются:

большие сроки согласования любых, даже типовых, договоров;

высокая стоимость администрирования процессов их заключения;

утеря важных документов, относящихся к исполнению договоров;

отказ контрагентов от сотрудничества с компанией;

отсутствие ответственных сотрудников за состояние исполнения договора.

Если классифицировать подобные ситуации, то все они относятся к следующим типам:

процессные проблемы – дублирование работ, неэффективное выполнение действий сотрудниками, отсутствие четкой ответственности за результат и т.д.;

стоимостные проблемы – высокая доля административных расходов на обслуживание договорных процессов, утрата выгодных контрактов и т.п.;

информационные проблемы – отсутствие своевременной информации о состоянии сделки, утеря документов;

проблемы учета – неэффективная система учета и регистрации состояния сделок.

Однако, если количество документов по сделке небольшое, не обязательно сразу же устанавливать систему электронного документооборота. Совершенствовать договорные процессы необходимо в случаях, если:

в компании имеется объективно большой поток документов, связанных с договорами. Имеет значение не столько абсолютное количество документов, сколько загруженность сотрудников соответствующих подразделений. Если для обработки договорных документов нужно создавать специальное подразделение – это один из признаков большого договорного документооборота;

факты потери документов, касающихся заключения или исполнения договора, случаются систематически;

осуществляют высокие риски наступления неблагоприятных событий в случае срыва сделок – потеря крупных заказов, штрафные санкции, судебные издержки и т.п.

Роль финансового директора компании в договорном процессе

Участие финансового директора компании в договорном процессе весьма значимо. Как человек, в чьих руках находятся все ее финансовые потоки, он должен прогнозировать, как отразится заключение того или иного договора на состоянии и движении денежных средств компании. Эта задача гораздо сложнее, чем просто внести данные о выплатах в платежный календарь. Ему необходимо оценить все финансовые риски, которые могут возникнуть после заключения контракта.

Следовательно, финансовый директор должен участвовать в процессе согласования договоров компании. В частности, он может предложить такую схему сделки, при которой на совершенно законных основаниях налоговые платежи могут быть уменьшены.

При расчетах с контрагентами по договору могут применяться различные способы оплаты – не только безналичные платежи, но и расчеты векселями, и т.д. Выбор инструментов расчета тоже находится в ведении финансового директора.

Однако не всегда финансовому директору целесообразно вносить изменения в договор на стадии его согласования. Если сделка типовая, шаблон договора был подготовлен самой компанией и никак не изменялся, то ему достаточно своевременно получить сведения о планируемых платежах или поступлениях. В этом случае согласование контракта с финансовым директором носит лишь уведомительный характер, что способно упросить и ускорить договорный процесс.

На стадии исполнения договора финансовый директор также участвует в данном бизнес-процессе, так как в конечном счете осуществление выплат и контроль за поступлением денег по сделке находятся именно в его сфере ответственности.

Как правило, в штате финансовой службы компании есть юристы, которые сопровождают сделки, в том числе участвуют в досудебных/судебных разбирательствах с контрагентами в случае возникновения конфликтных ситуаций. Если на первом этапе были правильно оценены риски контракта, то таких ситуаций не возникнет, но гарантий, разумеется, нет.

Решение проблем

Известно, что четко обозначенная проблема – это проблема, уже наполовину решенная. Выбор решения по оптимизации договорного процесса зависит, безусловно, от истинных причин возникновения проблем. Лучше показать это на примере. Схема согласования договора в одной из компаний-клиентов была следующая.

Сотрудник отдела составляет проект договора и согласует его со своим непосредственным руководителем. После утверждения проекта договора специалист отдела последовательно согласует документ с Главный ревизором, Начальником планово-финансового отдела, Главный бухгалтером, Начальником юридического отдела, Начальником службы экономической безопасности, Первым заместителем Генерального директора. Каждый из этих руководителей может высказать свои замечания, после которых в проект договора вносятся соответствующие изменения. После окончания согласования договор подписывается Генеральным директором и передается на подписание контрагенту.

Проблема данного процесса в том, что он слишком длительный по времени, в том числе и потому, что каждый из согласующих лиц считал, что он «в ответе за все». Из-за этого процедура согласования растягивалась надолго.

Для оптимизации данного процесса проверка службой экономической безопасности должна осуществляться только в случае, если контрагент по договору является для компании новым. Кроме того, она должна выполняться либо заранее, на этапе переговоров, либо сразу после подготовки проекта договора. Служба экономической безопасности обладает «правом вето» на заключение договора, поэтому нецелесообразно проводить проверку после проведения остальных согласований.

Согласование проекта договора с начальником планово-финансового отдела и главным бухгалтером носит уведомительный характер, следовательно, их ознакомление с договором возможно после его заключения.

Если ответственность должностных лиц по согласованию договора четко разделена, процедуры согласования можно делать параллельно, так как каждый сотрудник согласует независимые аспекты договора.

Согласование начальником юридического отдела можно исключить в случае, если в шаблон договора не вносилось никаких исправлений.

Таким образом, если следовать указанным рекомендациям, то средняя продолжительность процесса может сократиться в несколько раз. Конечно, это всего лишь одно из оптимизирующих мероприятий. Если же говорить в целом, то усовершенствование договорных процессов происходит с помощью следующих инструментов:

оптимизация бизнес-процессов (путем сокращения числа процедур либо пересмотра характера их выполнения) с последующей регламентацией (закреплением правил выполнения процессов в соответствующих регламентирующих документах);

внедрение системы электронного документооборота (либо иной информационной системы, обеспечивающей автоматизацию договорных процессов). Подобные системы позволяют не только практически исключить риски потери документов, но и существенно облегчить отслеживание исполнения договорных обязательств.

Так, у одной строительной компании возникли проблемы, связанные с неоперативным отслеживанием расчетов по договорам, и кураторы договора были вынуждены постоянно обращаться за информацией в финансовую службу. Внедрение унифицированных форм учета и автоматизация их формирования и обработки позволили им оперативно получать информацию о расчетах с заказчиками и подрядчиками.

Если в компании отсутствуют правила и форматы сбора данных по управлению контрактами, то в результате эти данные сложно сопоставить, и менеджеры тратят много времени на их обработку. Решение заключается в создании единой базы данных, которая бы включала полную и оперативную информацию по договорному процессу и обеспечение доступа всем кураторам работ по договору.

Конечно, автоматизация договорных процессов – это весьма обширная тема, и в рамках данной статьи ее полностью не раскрыть. Скажем лишь о базовом принципе выбора информационной системы для решения такой задачи – наличие предельно четкого и подробного технического задания на нее. Именно в техническом задании формулируются все ключевые требования к системе, на основе которых и ведется выбор конкретного программного решения. Только когда четко определены требования к системе автоматизации договорных процессов, можно заниматься выбором конкретного технического решения. Как правило, все сводится либо к настройке и доработке стандартной системы, либо к заказной разработке. С этой точки зрения, очень полезно воспользоваться услугами консультантов, независимых от производителей программных решений. Компаниям, в которых просматривается явная неэффективность как процесса заключения договоров, так и контроля за их исполнением, следует обратить серьезное внимание на их улучшение. Потери от незаключения контракта либо принятие необоснованного решения из-за отсутствия адекватной информации по исполнению договора может обойтись компании дорого. В случае возникновения проблем с договорами компания теряет не только деньги, но и добрые отношения со своими контрагентами, и, как следствие, деловую репутацию. торговля и склад
куплю решение суда